Ufficio Protocollo

Le sue principali funzioni e responsabilità includono:

• Registrazione dei documenti: Riceve, registra e assegna un numero di protocollo a tutti i documenti ufficiali che entrano nell'ufficio comunale, compresi documenti in arrivo e in partenza.
• Gestione delle pratiche amministrative: Coordina la gestione delle pratiche amministrative, assicurando che siano trattate in modo tempestivo e corretto.
• Archiviazione e conservazione: Si occupa dell'archiviazione e della conservazione dei documenti ufficiali in conformità alle leggi e ai regolamenti vigenti.
• Trasmissione dei documenti: Inoltra i documenti ai dipartimenti e agli uffici competenti all'interno del comune per l'elaborazione e la risposta.
• Controllo delle scadenze: Monitora le scadenze per le risposte alle richieste e alle pratiche, garantendo che siano rispettate le tempistiche previste.
• Accesso pubblico ai documenti: Fornisce accesso pubblico ai documenti amministrativi in conformità con la legge sulla trasparenza e il diritto di accesso all'informazione.
• Comunicazioni con altri enti: Gestisce la corrispondenza e le comunicazioni tra il comune e altri enti, istituzioni o organizzazioni.
• Emissione di certificati: Rilascia certificati di avvenuta presentazione di documenti e di registrazione in protocollo.
• Sistema informatico di protocollo: Utilizza un sistema informatico di protocollo per la gestione elettronica dei documenti e delle pratiche.
• Assistenza ai cittadini: Fornisce assistenza e informazioni ai cittadini in merito ai procedimenti amministrativi e alle modalità di presentazione di documenti.